Die besten Tools zur Dokumentenerfassung (kostenlos und kostenpflichtig) [2025 Update]

Die Verwaltung und Sammlung von Dokumenten ist ein fester Bestandteil jedes Unternehmens. Die meisten Unternehmen verwenden jedoch immer noch veraltete Methoden für die Zusammenarbeit und den Austausch von Dateien. Mit den jüngsten Fortschritten in der Technologie müssen Sie die Kraft der Innovation nutzen und den gesamten Verwaltungsprozess automatisieren.

Mit einer speziellen Lösung für die Sammlung und Verwaltung von Dokumenten können Sie große unstrukturierte Dokumente verarbeiten und schnell zusammenarbeiten, um die Erstellung von Inhalten zu verbessern und Transparenz zu gewährleisten.

Lösungen für die Dokumentenverwaltung stärken Ihr Unternehmen und verbessern die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter, indem sie es Teams ermöglichen, gemeinsam in einem Arbeitsbereich zu arbeiten.

In diesem Artikel führen wir die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems auf. Außerdem stellen wir Ihnen eine beschreibende Liste der besten Optionen zur Verfügung.

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Welche Funktionen sollte ein Tool zur Dokumentensammlung haben?

Eine Lösung für die Sammlung und Verwaltung von Dokumenten ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um bessere Ergebnisse zu erzielen, die Produktivität zu steigern und Geschäftsunterlagen zu speichern. Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, müssen Sie eine organisierte Datenbank mit allen relevanten Geschäftsdokumenten führen. Mit Dokumentenmanagementsystemen haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Geschäftsunterlagen.

Jedes Dokumentenmanagementsystem, das sich lohnt, sollte mehrere Import- und Exportoptionen, Archivierung und integrierte Workflows bieten.

Qualitativ hochwertige Dokumentenmanagementsysteme bieten jedoch fortschrittliche Funktionen, die das Wachstum Ihres Unternehmens beschleunigen. Hier sind einige Eigenschaften, die Sie beim Kauf einer Lösung für die Sammlung und Verwaltung von Dokumenten berücksichtigen sollten:

Individuelles Branding: Sie sollten eine einzigartige Subdomain und eine Anmeldeseite für Ihre Organisation erhalten.
Automatisierung: Sie sollten in der Lage sein, die Genehmigung von Dokumenten und die Überprüfung von Dokumenten zu automatisieren.
Formatierung: Sie sollten Zugriff auf die Vorlagenbibliothek haben, um bestehende Dokumente zu formatieren oder umzugestalten.
Zugriffsberechtigungen: Sie sollten in der Lage sein, Ihren Geschäftsdokumenten mehrere Sicherheitsebenen hinzuzufügen.

Mit den oben genannten Funktionen haben Sie alle notwendigen Werkzeuge in Ihrem Arsenal, um Dokumente effizient zu sammeln und zu verwalten.

Welches sind die besten Tools zur Dokumentensammlung?

Ehrlich gesagt, hängt dies von Ihren geschäftlichen Anforderungen und Ihrem Budget ab. Manche bevorzugen vielleicht eine fortschrittliche Plattform mit KI- und Automatisierungsfunktionen, während andere sich für ein einfaches Dokumentenmanagementsystem entscheiden. Wir haben bei der Erstellung dieses Leitfadens jedoch alle Faktoren berücksichtigt, um Ihnen bei der Auswahl der besten Tools zur Dokumentenerfassung zu helfen.

Hier sind die besten Optionen für die Dokumentenerfassung im Jahr 2022:

Bit.AI

Bit.ai behauptet, die leistungsstärkste Arbeitsplatz- und Dokumentenmanagement-Plattform der Welt zu sein. Sie wurde für Teams und Einzelpersonen entwickelt, um das gesamte Wissen zu erstellen, zusammenzuarbeiten und zu organisieren. Mit Bit.ai können Sie schnell und dynamisch Notizen, Dokumente, Wikis, Wissensdatenbanken, Kundenunterlagen und Schulungsleitfäden erstellen, während Sie sich mit den Apps, in denen Sie arbeiten, verbinden.

Bit.AI Merkmale

Hier sind einige exklusive Funktionen von Bit.ai:

Workflow-Lösungen: Sie können innerhalb von Bit.ai anpassbare Workflows erstellen, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Bit.ai ist so strukturiert, dass es Geschäftssilos aufbricht und die mühelose Übertragung von Inhalten zwischen Teams unterstützt. Außerdem ist jeder Arbeitsbereich nur für die Person sichtbar, die ihn erstellt, bis sie weitere Teammitglieder hinzufügen.

Verwaltung digitaler Inhalte: Die Inhaltsbibliothek von Bit.ai hilft Teams, digitale Inhalte und Assets, die sie häufig verwenden, zu speichern und zu kategorisieren. Darüber hinaus werden digitale Inhalte gespeichert und sind über Arbeitsbereiche nur für Kollegen und Teammitglieder zugänglich, die Teil eines gemeinsamen Arbeitsbereichs sind.

Smart Document Editor: Mit Bit.ai können Sie sich auf den Inhalt konzentrieren, denn wir helfen Ihnen bei Design und Formatierung. Die Dokumente von Bit.ai sind vollständig responsiv und sehen auf allen Geräten gut aus. Außerdem können Sie Ihr Logo und den Namen Ihrer Organisation hinzufügen, um Ihre Sichtbarkeit und Professionalität zu erhöhen.

Gemeinsame Nutzung von End-to-End-Dokumenten: Mit Bit.ai können Sie in Echtzeit Erkenntnisse darüber sammeln, wie Benutzer mit Ihren Inhalten interagieren. Sie können sehen, wie viel Zeit Ihre Teammitglieder mit dem Betrachten von Dokumenten, dem Scroll-Verhältnis und Benutzerinformationen verbringen. Außerdem können Sie Ihr Dokument mit einem benutzerdefinierten Passwort schützen, um Spoofing zu verhindern.

Individuelles Branding von Dokumenten: Bit.ai stellt allen Organisationen eine eindeutige Subdomain und Anmeldeseite mit ihrem Firmenlogo zur Verfügung. Außerdem können Sie zusätzliche Organisationen anlegen und sich bei mehreren Konten gleichzeitig anmelden. So können Sie zwischen verschiedenen Unternehmen hin- und herwechseln, um die Arbeit schneller zu erledigen.

Sicherheit: Bit.ai gewährleistet die Vertraulichkeit der Kundeninhalte bei der Übertragung und im Ruhezustand mit AES 256-Verschlüsselung. Bit.ai verwendet branchenübliche Programmiertechniken wie einen dokumentierten Entwicklungs- und Qualitätssicherungsprozess, um Sicherheitsstandards zu erfüllen.

Bit.ai Preisgestaltung

Bit.ai bietet 3 Preisoptionen für sein System zur Sammlung und Verwaltung von Dokumenten.

Der "Free"-Tarif kostet $0 und bietet 1 GB Speicherplatz, ein Dateilimit von 5 MB, mehrere Importoptionen und eine Inhaltsbibliothek.

Der "Pro"-Tarif kostet $12/Monat und bietet 500 GB Speicherplatz, ein Dateilimit von 200 MB, einen unbegrenzten Versionsverlauf und mehrere Exportoptionen.

Der "Business"-Tarif kostet $20/Monat und bietet personalisierte Team-Demos, verfolgbare Dokumente, unbegrenzten Speicherplatz, kostenlosen Gastzugang und vorrangigen Support.

Bit.ai Rabatte und Gutscheine

Bit.ai bietet derzeit keine Rabatte oder Gutscheine für seine Preisoptionen an. Sie können jedoch einen beträchtlichen Rabatt erhalten, wenn Sie sich für eine jährliche Abrechnung entscheiden.

Bit.ai Kostenlose Testversion

Bit.ai bietet ein kostenloses Abonnement für sein Dokumentenmanagementsystem an. Das ist eine gute Option für Benutzer, die sich mit dem Tool vertraut machen möchten.

Bit.ai, Ein kurzer Leitfaden

Sobald Sie sich bei Ihrem Bit.ai-Konto angemeldet haben, werden Sie aufgefordert, Dokumente zu importieren. Sobald dies geschehen ist, gelangen Sie in den Bereich Home. Hier können Sie einen Arbeitsbereich erstellen, um die Zusammenarbeit mit Teamkollegen zu beginnen.

Alternativ können Sie auch die Inhaltsbibliothek aufrufen, um Ihre Dokumentendatenbank einzusehen. Sie können auch neue Dokumente aus den verfügbaren Vorlagen oder von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Dokument in der Inhaltsbibliothek speichern oder in einen Arbeitsbereich hochladen.

DocStar

DocStar ermöglicht es Ihrem Unternehmen, jedes Dokument zu erfassen, aufzuzeichnen und zu verwalten. Es stellt sicher, dass Ihre Geschäftsdateien sicher in der Datenbank gespeichert und für die Mitarbeiter jederzeit zugänglich sind. Mit DocStar können Sie Genehmigungszeiträume festlegen und personalisierte Arbeitsbereiche zum Bearbeiten und Überprüfen von Dokumenten erstellen.

DocStar-Funktionen

Hier finden Sie einige exklusive Funktionen von DocStar:

AP Automation: Mit Docstar's AP Automation erhalten Sie einen 360⁰-Blick auf die Kreditorenbuchhaltung. Sie können den gesamten Kreditorenprozess mit elektronischen Formularen und automatisierten Workflows rationalisieren. Darüber hinaus können Sie mit DocStar einen 2- und 3-Wege-Abgleich durchführen, um Fehler automatisch zu erkennen und bessere Einblicke für Frühzahlerrabatte zu erhalten.

Elektronische Formulare: DocStar-Formulare ermöglichen Ihrem Team: die einfache Erstellung benutzerdefinierter digitaler Formulare mit Drag-and-Drop-Technologie. Ihre Teams können von jedem Gerät aus auf DocStar-Formulare zugreifen, und die Integration mit Ihrer bestehenden Geschäftssoftware ermöglicht automatische Benachrichtigungen über Workflow-Zuweisungen, um eine schnellere und effizientere Bearbeitung zu gewährleisten.

Automatisierter Arbeitsablauf: DocStar Workflow erweitert bestehende dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse und verbessert die Produktivität und den Einblick in die Geschäftsprozesse. Sie können die integrierten grafischen Workflow-Design-Tools für eine einfache Konfiguration und Aktualisierung verwenden. Darüber hinaus stellt DocStar sicher, dass Sie konsistent bleiben, indem es Geschäftsinhalte automatisch an die richtige Stelle weiterleitet.

Intelligente Datenerfassung: DocStar bietet eine intelligente Datenerfassung, die die arbeitsintensive, fehleranfällige und zeitraubende manuelle Verarbeitung von Dokumenten überflüssig macht. Mit der patentierten Dokumentenklassifizierungs-Engine von DocStar müssen Sie sich nicht mehr um die Klassifizierung oder Trennung Ihrer Dokumente kümmern.

PackageWorks: DocStar PackageWorks hilft Ihnen, die Erfassung und Verwaltung wichtiger Dokumente während des Case Management-Prozesses zu optimieren. Es verbessert die Transparenz und die Zusammenarbeit, indem es zentralisierte Dokumenten- und Statusinformationen bereitstellt. Außerdem können Sie Fälle schneller bearbeiten und so die Reaktionszeit verkürzen.

DocStar-Preise

DocStar bietet maßgeschneiderte Abonnementpläne und ein On-Demand-Preisangebot für seine Dokumentenmanagementlösung.

DocStar Rabatte und Gutscheine

DocStar hat keine vorgefertigten Preisoptionen und bietet daher auch keine Rabatte oder Gutscheine an.

DocStar Kostenlose Testversion

DocStar bietet keine kostenlose Testversion für sein Dokumentenmanagementsystem an.

DocStar, Ein kurzer Leitfaden

Die ersten Schritte mit Docuware sind dank der benutzerfreundlichen Oberfläche äußerst einfach. Sobald Sie sich bei Ihrem Docuware-Konto angemeldet haben, importieren Sie die für Ihr Unternehmen und Ihre Projekte relevanten Dokumentdateien.

Fügen Sie anschließend Ihre Teammitglieder hinzu. Ihre Kollegen können individuelle Arbeitsbereiche erstellen, um an neuen Dokumenten zu arbeiten. Klicken Sie auf die Bibliothek und wählen Sie Berechtigungen, um die Zugriffsberechtigung für eine Datei zu ändern.

Alfresco

Als Alfresco entworfen wurde, erkannten die Entwickler, dass das Wachstum von Inhalten phänomenal war, das Wachstum der Dokumentenmanagement-Branche jedoch nur langsam vorankam. Das bedeutete, dass es einen riesigen unbedienten Markt gab. Alfresco hat sein Dokumentenmanagementsystem für die breite Öffentlichkeit dramatisch billiger und leicht verständlich gemacht.

Alfresco-Funktionen

Hier finden Sie einige exklusive Funktionen von Alfresco:

Leistungsstarke Suche und Entdeckung: Mit Alfresco können Sie sofort genau das Dokument finden, das Sie suchen, unabhängig davon, ob sich zahlreiche Dateien in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem befinden. Dank der robusten Suchfunktionen, wie z.B. den Sofortvorschlägen, können Sie relevante Inhalte schneller finden.

Intelligente Ordner: Mit Alfresco können Sie intelligente Ordner verwenden, um die Suche nach Inhalten zu vereinfachen, indem Sie Dokumente auf der Grundlage ihres Inhalts und nicht ihres Standorts gruppieren. Außerdem können Sie auf diese Dokumente von verschiedenen Geräten und sogar von gängigen Produktivitätsanwendungen aus zugreifen.

Integrieren Sie Inhalte in den Prozess: Alfresco hilft Ihnen, den Wert Ihrer Inhalte mit einer robusten Kombination aus unternehmensweitem Dokumentenmanagement und Workflow-Funktionen zu maximieren. Alfresco eröffnet Ihnen endlose Möglichkeiten, den Geschäftsablauf zu verbessern und Ihre Informationen zu optimieren.

Integrierte Workflows: Mit den integrierten Workflows von Alfresco können Sie die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten vereinfachen. Sie können auch benutzerdefinierte Prozessdefinitionen verwenden, um jede inhaltsintensive Aktivität zu rationalisieren. Darüber hinaus können Sie die umfangreichen Metadatenmodelle oder Eigenschaften nutzen, um Dokumente automatisch durch einen Geschäftsprozess oder Lebenszyklus zu bewegen.

Sichern Sie geschäftskritische Inhalte: Mit Alfresco können Sie unternehmensweite Sicherheitskontrollen und integrierte Funktionen zur Verwaltung von Datensätzen aktivieren, um wichtige Geschäftsinhalte in jeder Phase zu schützen. Sie können mehrere Ebenen von Zugriffsberechtigungen einführen, um zu kontrollieren, wer die Dateien bearbeiten oder verschieben darf.

Alfresco-Preise

Alfresco bietet allen Benutzern ein Preisangebot auf Abruf. Klicken Sie auf "Produkte" und wählen Sie "Preisinformationen", um das Formular "Angebot einholen" zu öffnen. Geben Sie dann die erforderlichen Daten ein und warten Sie darauf, dass sich das Vertriebsteam von Alfresco bei Ihnen meldet.

Alfresco Rabatte und Gutscheine

Alfresco bietet derzeit keine Rabatte oder Gutscheine für sein Dokumentenerfassungs- und -verwaltungssystem an.

Kostenlose Testversion von Alfresco

Alfresco bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion für seine Dokumentenmanagement-Plattform an.

Alfresco, Ein kurzer Leitfaden

Die ersten Schritte mit Alfresco sind dank der benutzerfreundlichen Oberfläche äußerst einfach. Sobald Sie sich bei Ihrem Alfresco-Konto angemeldet haben, importieren Sie die für Ihr Unternehmen und Ihre Projekte relevanten Dokumentdateien.

Docuware

Docuware bietet Dokumentenmanagement für Teams, die Einfachheit schätzen. Jedes Dokument wird automatisch digitalisiert und organisiert. Außerdem ist die Einrichtung eines Workflows zwischen Kollegen ein Kinderspiel und führt zu einer mühelosen Kommunikation. Mit Docuware können Sie sich von der manuellen Dateneingabe und frustrierenden Aufgaben verabschieden.

Docuware-Funktionen

Hier finden Sie einige exklusive Funktionen von Docuware:

Intelligente Indizierung und Datenanreicherung: Docuware nutzt KI-basierte Technologie, um den Inhalt von Dokumenten automatisch in Indexbegriffe umzuwandeln. Außerdem erstellt es einen Volltext-Datensatz aller Inhalte für präzise, anpassbare Suchanfragen. Außerdem können Sie Daten aus anderen Anwendungen verwenden, um die indizierten Metadaten eines Dokuments zu vervollständigen und eine konsistente Taxonomie zu gewährleisten.

Digitales Editieren und Versionieren: Mit Docuware können Sie Stempel, Anmerkungen oder Bildkorrekturen verwenden, ohne die Originaldokumente zu verändern. Darüber hinaus können Sie bearbeitete Dokumente automatisch als neue Version speichern und haben so die Dokumentenhistorie immer unter Kontrolle.

Workflow-Automatisierung und vorkonfigurierte Lösungen: Mit dem Workflow-Manager von Docuware können Sie Automatisierungsworkflows entwerfen, Schritte eines Prozesses identifizieren und diese dann mit Aktionen verbinden. Außerdem können Sie Ersetzungsregeln festlegen oder Metadaten nutzen, um Dokumente automatisch in die richtige Warteschlange umzuleiten. Sie können auch wichtige Geschäftsprozesse wie die Rechnungsbearbeitung oder das Onboarding mit sofort einsatzbereiten Workflows automatisieren.

Prozess-Transparenz: Docuware bietet eine detaillierte Protokollierung und Überwachung aller Aktionen, um volle Rückverfolgbarkeit und 100% Transparenz zu bieten. Sie können Ihre Vorgänge digital und automatisiert mit Hilfe von Workflows verwalten und Ihren Mitarbeitern eine zeitnahe und transparente Arbeit ermöglichen.

Pending Box: Docuware sorgt dafür, dass Sie den Überblick über Ihre Aufgaben nicht verlieren und Routineaufgaben mit Automatisierungsfunktionen effizient verwalten. In der Pendenzenbox sehen Sie Ihre Aufgaben bequem gebündelt nach der Frist. Außerdem können Sie zusätzliche Warnungen einstellen, um E-Mail-Benachrichtigungen für ausstehende Arbeiten oder Genehmigungen zu erhalten.

Docuware Preisgestaltung

Docuware bietet auf Anfrage Preisangebote für sein Dokumentenmanagementsystem an.

Docuware Rabatte und Gutscheine

Docuware bietet derzeit keine Rabatte für sein Dokumentenmanagementsystem an.

Docuware Kostenlose Testversion

Sie können die kostenlose Testversion von Docuware in Anspruch nehmen, indem Sie eine Demo vereinbaren und eine kostenlose Cloud-Testversion anfordern. So können Sie Docuware in Ihrem eigenen Tempo testen.

Docuware, Ein kurzer Leitfaden

M-Files

M-Files verändert die Art und Weise, wie die Welt Informationen verwaltet, mit einem einfachen, intuitiven Ansatz für die Verwaltung von Unternehmensinformationen. M-Files speichert all Ihre Inhalte in einem sicheren zentralen Repository, auf das Sie von all Ihren Geräten aus zugreifen können, wie z.B. Standard-Desktop- oder Laptop-Computer, Tablets und Smartphones.

M-Files Funktionen

Hier finden Sie einige exklusive Funktionen von M-Files:

Bessere Dokumentenverwaltung: Die metadatengesteuerte Dokumentenverwaltungsplattform von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Informationskontrolle durchzusetzen. Dies verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil und einen beträchtlichen ROI, da sie ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten können.

Erzielen Sie schnell ROI: Wenn Sie auf der Suche nach wichtigen Informationen sind, zählt jede Sekunde. Sie möchten sich nicht in einem Netz von Ordnern verheddern, wenn Sie schnell ein Dokument oder eine Information brauchen. Mit der metadatengesteuerten Plattform von M-Files finden Sie sofort das richtige Dokument, ohne sich durch Ordner wühlen zu müssen.

Output-Optimierung: M-Files bietet automatisierte Workflows für die Dokumentenverwaltung und sorgt für bessere Geschäftsergebnisse. Mit M-Files finden Sie die Ergebnisse, nach denen Sie suchen, denn es handelt sich um eine metadatengesteuerte Plattform, die darauf ausgelegt ist, Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

Stellen Sie die Einhaltung sicher: Mit der metadatengesteuerten Dokumentenverwaltungsplattform von M-Files kann Ihr Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und kostspielige Strafen vermeiden. Sie hilft Ihnen, Risiken zu reduzieren, indem sie Compliance, Informationssicherheit, Genauigkeit, Rentabilität und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Sicheres Zusammenarbeiten: Zusammenarbeit ist ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung. Sie werden erstaunt sein, wie schnell Ihre Geschäfte laufen, wenn Sie Kunden und Mitarbeiter in gemeinsamen Arbeitsbereichen zusammenbringen. Mit M-Files können Sie Informationen sofort und auf sichere Weise austauschen.

M-Files Preisgestaltung

M-Files bietet auf Anfrage Preisangebote für sein System zur Sammlung und Verwaltung von Dokumenten an. Füllen Sie das Formular "Demo vereinbaren" aus, um sich mit dem M-Files Vertriebsteam in Verbindung zu setzen.

M-Files Rabatte und Gutscheine

M-Files bietet derzeit keine Rabatte oder Gutscheine für sein System zur Sammlung und Verwaltung von Dokumenten an.

M-Files Kostenlose Testversion

M-Files bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion für seine Software zur Dokumentenverwaltung und -erfassung an.

M-Files, Eine kurze Anleitung

Sobald Sie sich bei Ihrem M-Files Konto angemeldet haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Google Drive oder andere DMS-Konten zu integrieren, um die Dokumente in die Plattform zu importieren. Sobald dies geschehen ist, werden sie von M-Files automatisch sortiert.

Sie können personalisierte Ordner für ähnliche Dokumente erstellen und es Ihrem Team so erleichtern, die benötigten Informationen herauszuziehen. Klicken Sie auf Workflows, um den gesamten Prozess der Dokumentenerfassung und -verwaltung in M-Files zu automatisieren.

Die besten Tools für die Dokumentensammlung, Zusammenfassung

Nachdem Sie nun unsere Vorschläge für das beste Dokumentenerfassungssystem gesehen haben, würden wir gerne Ihre Meinung erfahren.

Haben Sie schon einmal eines dieser Tools verwendet? Wenn ja, welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Haben wir ein gutes Instrument zur Dokumentensammlung übersehen?

Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.