5 mejores programas de gestión de proyectos para equipos pequeños


Enlaces rápidos para el mejor software de gestión de proyectos

1) Mejor en general 🏆

Monday.com

El reino del software de gestión de proyectos, que ofrece sólidas funciones que solidifican la colaboración y la eficacia.

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2) Más fácil de usar🥈

Asana

Un software que agiliza las tareas, ofrece un creador de flujos de trabajo, análisis impulsados por IA y accesibilidad móvil.

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3) La mayoría de las características 🥉

Notion

Una plataforma versátil con creador de flujos de trabajo, herramienta basada en métricas, espacio de trabajo, wiki de equipo y otras integraciones...

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Así pues, está buscando un software de gestión de proyectos que se adapte a los equipos pequeños.

Ideal, porque en este artículo tenemos nuestra lista recopilatoria de nuestras mejores elecciones, y comparamos las características y los precios para usted. 

Si sólo quiere la mejor opción, la hemos añadido justo al principio del artículo, ya que es la más solicitada por nuestros clientes y con la que recibimos los mejores comentarios. Así que esa será la opción "no puede equivocarse". 

De lo contrario, no dude en explorar todas las opciones que hemos revisado en el mercado para encontrar algo que pueda encajar un poco mejor con usted.

¡Disfrute de la lista!

El mejor software de gestión de proyectos específico para equipos pequeños

En el ámbito de los negocios, los equipos pequeños se enfrentan a menudo a retos únicos, equilibrando la agilidad con la necesidad de una coordinación estructurada.

A medida que estos equipos hacen malabarismos con múltiples tareas, se hace evidente la importancia de un software de gestión de proyectos dedicado y adaptado a su tamaño y dinámica.

Estas herramientas no sólo mejoran la productividad, sino que también fomentan un entorno de colaboración, garantizando que todos los proyectos se ejecuten a la perfección.

1. Lunes

Monday integra los correos electrónicos de los clientes, recopila clientes potenciales con formularios y perfecciona las campañas de marketing mediante un análisis escrupuloso que mejora enormemente su relación con los clientes y crea más oportunidades de negocio. Es una plataforma fácil de usar que simplifica las tareas de organización de los equipos de ventas y marketing.

Características del lunes

Estas son algunas de las características que hacen del lunes un día único CRM:

  • Desarrollo de software: Monday proporciona plantillas para ayudar a su equipo técnico a organizar rápidamente las tareas, encontrar errores y mejorar las iteraciones. Puede añadir indicadores para que el equipo sepa en qué está trabajando y analizar la asignación de recursos. Cada proyecto tiene un ID específico que se puede utilizar; para rastrearlo entre otras tareas. Se avisará automáticamente a los clientes una vez resuelto el error para reducir el tiempo de inactividad y mantenerlos informados.
  • Estructuración de los recursos humanos: Monday permite a los usuarios gestionar el proceso de contratación y realizar un seguimiento de la progresión de los empleados a través de sus herramientas de RRHH como el Rastreador de Candidatos, el Compromiso de los Empleados, el Rastreador de Asistencia, el Rastreador de Contratación y el Rastreador de Vacaciones. Puede potenciar el espíritu de equipo de sus empleados creando objetivos específicos y ofreciendo comentarios constructivos sobre su trabajo.
  • Gestión de inventarios: Las empresas pueden registrar los detalles de los productos y los activos y, al mismo tiempo, configurar la automatización para obtener actualizaciones periódicas sobre las ventas y las consultas. Puede crear nuevas plantillas que se ajusten a los requisitos de la empresa e integrar Monday con otras aplicaciones para facilitar las tareas. Además, Monday genera un código QR único para cada producto, de modo que sus clientes puedan comprar el inventario de forma coherente.
  • Atributos de marketing y creatividad: Monday puede salvar la distancia entre el pensamiento creativo y las estrategias de marketing fusionándolos en una única plataforma. Puede crear visualizaciones sobre los efectos de las campañas, compartir ideas y crear operaciones personalizadas para que los empleados puedan acceder a la información.
  • Operaciones de venta: Monday ofrece la personalización de CRM para que los clientes potenciales sean accesibles y gestionar todas las etapas de oportunidad en una única interfaz. Podrá ver el efecto combinado de las campañas de marketing y ventas para realizar los ajustes pertinentes. Además, las empresas pueden centralizar los datos disponibles para facilitar su uso y sincronizar las operaciones.
  • Espacio de trabajo informático: Puede añadir contenido educativo para que las nuevas contrataciones aprendan habilidades más rápidamente y garantizar un trabajo de calidad. Monday le permite establecer permisos de acceso a las tareas y sigue estrictamente los protocolos de seguridad para evitar ciberataques a su base de datos CRM. Puede integrar herramientas informáticas y poner en orden el trabajo técnico en Monday.

Precios del lunes

Monday CRM ofrece 4 opciones de precios en función del tamaño y los requisitos de su empresa.

El plan "Individual" es gratuito y permite a los usuarios registrar las actividades relacionadas con el trabajo. 

El plan "Básico" tiene un precio de $10/mes para un solo usuario y ofrece 5 GB de almacenamiento junto con asistencia al cliente.

El plan "Estándar" vale $14/mes para un solo usuario y ofrece herramientas de colaboración adicionales. 

La suscripción "Pro" cuesta $27/mes para un individuo y ofrece la vista de gráficos junto con el seguimiento del tiempo.

El plan "Enterprise" está hecho específicamente para grandes empresas e incluye funciones de seguridad de calidad. Puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia para obtener un presupuesto del paquete "Enterprise".

2. Asana

Todos los proyectos importantes implican grupos de personas que se unen para lograr un objetivo compartido. Asana es un software de seguimiento y gestión de proyectos que permite a los equipos colaborar en las tareas y realizar un seguimiento del progreso. Simplifica la comunicación y el intercambio de datos, permitiéndole; estar al día de los últimos requisitos del proyecto.

Características de Asana

Estas son algunas características exclusivas de Asana:

  • Creador de flujos de trabajo: Asana proporciona herramientas visuales para crear eficientemente flujos de trabajo que simplifican sus tareas de ejecución y gestión, ayudando a sus equipos a permanecer conectados desde el inicio hasta la finalización. Con el constructor de flujos de trabajo, puede sistematizar; la ingesta de información y capturar ideas más fácilmente.
  • Gestión de la carga de trabajo: Con la gestión coherente de la carga de trabajo de Asana, puede asegurarse de que sus equipos no se vean abrumados por las tareas y puedan programar fácilmente su trabajo. Los jefes de proyecto pueden tener una visión clara de lo que ocurre en el espacio de trabajo para fomentar el equilibrio.
  • Asignación de recursos: Le permite reasignar tareas de alta prioridad a empleados más adecuados con sólo unos clics. Puede analizar fácilmente la progresión actual y enviar los detalles pertinentes al personal asignado para una transición sin problemas.
  • Vistas e informes: Asana proporciona análisis y perspectivas en tiempo real a través de herramientas de generación de informes impulsadas por IA que le ayudan a establecer objetivos realistas para sus equipos. Puede especificar los criterios y generar informes para ver el progreso en todos los proyectos.
  • Sincronización de proyectos: Permite a los usuarios ver la información contextual relativa a la misma tarea en diferentes equipos de proyecto sin duplicaciones. Así, los jefes de proyecto pueden evaluar el rendimiento laboral del empleado.
  • Mejora de la seguridad de los datos: Asana le permite exportar datos a un servidor dedicado para su empresa, lo que aumenta la seguridad de la red. Los usuarios pueden eliminar o restablecer fácilmente sus espacios de trabajo actuales para empezar de nuevo sin esfuerzo.
  • Accesibilidad móvil: Asana es accesible desde dispositivos iOS y Android para ayudarle a estar al tanto de la gestión de proyectos en cualquier momento y lugar. Puede actualizar el estado de las tareas, comprobar los calendarios y mantener conversaciones con sus equipos.
  • API de descanso robusta: Asana admite una integración perfecta con varias herramientas de informes y permite la automatización; para ejecutar rápidamente tareas a través de otras plataformas. Puede conectar GitHub, Harvest y Slack para realizar un seguimiento del estado del proyecto o ver cualquier edición de código reciente.

Precios de Asana

Asana ofrece 3 opciones de precios para que los usuarios puedan satisfacer sus necesidades únicas de gestión de proyectos.

El plan "Básico" es para individuos o empresas que buscan iniciarse con Asana y comprender su función principal. Es un plan de suscripción gratuito que proporciona funciones rudimentarias de Asana.

El plan "Premium" proporciona acceso al "Workflow Builder" de Asana y permite a los usuarios crear múltiples líneas de tiempo dentro de la interfaz para gestionar y reasignar tareas que se solapan. Tiene un precio; de $10,99/usuario/mes con facturación anual.

El plan "Business" es para empresas que buscan mantener la escalabilidad y manejar la enorme carga de trabajo. Proporciona acceso a todas las funciones exclusivas de Asana. El plan "Business" tiene un precio; de $24,99/usuario/mes con facturación anual.

3. Trello

Trello permite a sus equipos de proyecto trabajar juntos y mantener la coordinación entre todos los departamentos de su organización empresarial. Potencia la gestión de proyectos proporcionando; las herramientas y los flujos de trabajo necesarios para seguir el ritmo de las demandas de escalado.

Trello centraliza los detalles de su proyecto en una ubicación colaborativa, lo que facilita el seguimiento, la gestión y la finalización de múltiples tareas.

Características de Trello

Estas son algunas características exclusivas de Trello:

Vistas múltiples: Trello ofrece a los usuarios la posibilidad de cambiar entre sus; vistas preferidas y aporta una perspectiva única a la gestión de proyectos. Le permite convertir rápidamente sus ideas en acciones al proporcionarle una visibilidad clara de cada tarea en curso. La vista de tablero de Trello desglosa el proyecto en múltiples pasos y actualiza el espacio de trabajo cada vez que una tarea está a punto de completarse.

Cuadro de mandos: Con el cuadro de mandos, puede obtener información procesable sobre sus procesos empresariales para evitar cuellos de botella y mantener la eficiencia. Permite a los usuarios personalizar las métricas clave y anticiparse a las necesidades de un equipo.

Mapas de Trello: Trello proporciona mapas interactivos incorporados para realizar un seguimiento de los servicios sobre el terreno y visualizar la información de localización pertinente para cada proyecto. Es una función valiosa para las empresas que tienen agentes sobre el terreno y permite a los gestores hacer un seguimiento de las últimas actualizaciones sobre lo que está ocurriendo en los distintos emplazamientos de los proyectos.

Butler: Trello ofrece una función de automatización denominada "Mayordomo" que le permite crear integraciones sin código, flujos de trabajo y bots para automatizar procedimientos repetitivos. Puede establecer instrucciones predefinidas para cada automatización y asegurarse de que el sistema actualiza rápidamente a los miembros pertinentes cada vez que se completa una tarea. Puede activar la función de sugerencias y Trello identificará sus acciones repetitivas para sugerirle automatizaciones con un solo clic que simplifiquen su carga de trabajo.

Potenciadores: Con los complementos destacados de Trello, los usuarios pueden añadir complementos de terceros para mejorar el funcionamiento dentro de su espacio de trabajo. Puede integrar herramientas valiosas como; Jira, Google Drive, Slack y cualquier otra fuente relevante para acceder a sus archivos y documentos dentro de la base de datos unificada de Trello.

Creación y personalización de plantillas: Los usuarios pueden cambiar de una plantilla a otra para ofrecer a sus equipos un modelo de gestión eficaz de los proyectos. Puede acceder a las plantillas realizadas por otros usuarios y crear otras nuevas para compartirlas con la comunidad de Trello. Le ayuda a digitalizar la gestión de su trabajo y permite personalizar las plantillas existentes para que puedan satisfacer los requisitos específicos de su proyecto.

Precios de Trello

Trello ofrece 4 opciones de precios para que las empresas utilicen la plataforma para la gestión de proyectos.

El plan "Gratuito" ofrece almacenamiento ilimitado junto con herramientas intrínsecas de gestión de proyectos y es el mejor para equipos que buscan familiarizarse con Trello.

El plan "Estándar" ofrece listas de comprobación avanzadas, junto con las funciones básicas incluidas en la opción de precio "Gratuito". Tiene un precio; de $5/usuario/mes en facturación anual.

El plan "Premium" ofrece una vista de panel de control para obtener información analítica junto con las funciones incluidas en la opción de precio "Estándar". Su precio es de $10/usuario/mes en facturación anual.

El plan "Enterprise" permite a los usuarios maximizar la funcionalidad de Trello y crear espacios de trabajo ilimitados. Su precio es de $17,5/usuario/mes con facturación anual. 

4. Basecamp

Basecamp es un software de gestión de proyectos muy eficaz que permite a los usuarios colaborar y hacer un seguimiento del estado de los proyectos tanto si trabajan en estrecha colaboración como a distancia. Puede acceder a todas las interacciones y datos del proyecto en una única plataforma y transformar su forma de llevar a cabo las tareas.

Características de Basecamp

He aquí algunas características exclusivas de Basecamp:

Escalabilidad: A diferencia de la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, Basecamp no cobra a las organizaciones en función del número de usuarios, lo que le ayuda a controlar los costes mientras su empresa escala. Así, a medida que aumenten sus necesidades empresariales, Basecamp empezará a ser más rentable para sus operaciones.

Fogata: Campfire es la función de chat en equipo que ofrece Basecamp y que le conecta con sus colegas y miembros del equipo. Puede conversar, compartir documentos o enviar enlaces a informes en un canal de comunicación bidireccional.

Registros automáticos: Basecamp permite a los usuarios crear horarios de registro automáticos para obtener actualizaciones periódicas de las tareas de sus empleados o subordinados. Basecamp formulará la pregunta introducida en los periodos establecidos y organizará las respuestas para que pueda revisarlas fácilmente.

Acceso de clientes: Con Basecamp, puede añadir clientes a los espacios de trabajo pertinentes para que puedan supervisar el progreso. Puede decidir qué es visible para sus clientes estableciendo el estado de una tarea como "Sólo equipo" o "Vista de cliente". Si comparte accidentalmente un proyecto en curso o un archivo privado, puede simplemente cambiar el estado de la tarea para ocultárselo a los clientes.

Programación: Puede diseñar hitos e integrarlos en el calendario. Así no se perderá plazos o eventos cruciales. Además, Basecamp le permite personalizar las notificaciones. Para que no le bombardeen con correos de trabajo o recordatorios fuera de su horario laboral.

Notificaciones en cascada: Basecamp identifica qué dispositivo está utilizando en ese momento y envía las notificaciones del proyecto en ese dispositivo. Si está en un ordenador portátil o de sobremesa, no recibirá actualizaciones en su móvil y viceversa. Agiliza las actualizaciones de su trabajo y le ayuda a mantenerse organizado.

Trix: Basecamp ofrece un editor de texto sin código compatible con todos los dispositivos. Puede crear contenidos, escribir códigos HTML para su sitio web o arrastrar archivos e imágenes desde la base de datos para simplificar las tareas de edición de texto.

Código de colores: Con el código de colores, puede resaltar valiosos; documentos, imágenes o archivos para hacerlos fácilmente identificables. Elimina la necesidad de recorrer toda la base de datos o el ciclo de vida del proyecto para localizar un registro relevante.

Precios de Basecamp

Basecamp ofrece 2 opciones de precios para los usuarios que deseen incorporar un software eficaz de gestión de proyectos a su vida personal o a su negocio.

El "Basecamp Personal" proporciona 1GB de almacenamiento y le permite; añadir hasta 20 usuarios. Puede gestionar 3 proyectos simultáneamente con este plan. Es un plan de suscripción gratuita y es perfecto para estudiantes de pequeñas empresas.

El "Basecamp Business" le proporciona acceso completo a todas las funcionalidades disponibles de Basecamp; Puede añadir usuarios ilimitados sin pagar ninguna cantidad extra. Tiene un precio; de $99/mes.

5. Colmena

Las herramientas de gestión de proyectos son cruciales para todas las empresas, ya que permiten realizar un seguimiento eficaz del estado del trabajo de varios equipos de la organización. Hive está hecho para empresas de rápido crecimiento y le permite seguir el progreso de cada proyecto a través de su innovador y personalizable Dashboard.

Características de la colmena

Estas son algunas características exclusivas de Hive:

  • Gestión de proyectos: Hive es compatible con equipos de cualquier tamaño. Simplifica el seguimiento de los proyectos proporcionando múltiples vistas flexibles de los proyectos en curso, lo que permite a los gestores de proyectos; asignar tareas fácilmente y mantener la responsabilidad. Hive le permite alternar entre los diagramas de Gantt, la vista de estado, la vista de etiquetas, la vista de equipo y una vista de tabla para ofrecer una mejor perspectiva de las tareas.
  • Dotación de recursos para todo el equipo: Se trata de una herramienta de gestión del tiempo que crea un cuadro de mandos único; para sus necesidades de dotación de recursos. Los usuarios que tienen acceso al espacio de trabajo de dotación de recursos pueden crear y ver sus calendarios personalizados para mantenerse al día, mientras que los gestores de proyectos pueden reservar recursos o asignar tareas para actuar con rapidez.
  • Seguimiento del tiempo: Con Hive, puede realizar un seguimiento del tiempo empleado en la finalización de un proyecto en el mismo espacio de trabajo en el que gestiona los detalles del proyecto. Además, Hive ofrece informes de hojas de horas, lo que permite a los gestores; realizar un seguimiento de las horas facturables de los empleados, evaluar su ritmo de trabajo y obtener una visibilidad global de las operaciones de cada equipo.
  • Priorización de tareas: Los usuarios pueden establecer el estado de prioridad; a cada tarea mediante tarjetas de acción y permitir que los equipos se centren en completar las tareas urgentes para evitar incumplir el plazo. Además, puede establecer niveles de urgencia para los proyectos que se acerquen a la fecha límite, y Hive los colocará automáticamente por encima de otras tareas en curso con niveles de prioridad más altos.
  • Mensajero in-app: Hive simplifica la interacción dentro de sus equipos u organización proporcionando servicios de mensajería instantánea dentro de su plataforma. Sus empleados pueden crear grupos, enviar documentos en un chat bidireccional y conectar fácilmente con sus jefes de proyecto. Puede crear grupos de mensajería para cada departamento o proyecto de su organización para almacenar las interacciones en un único canal de comunicación.
  • Pruebas y aprobaciones: Puede activar esta función desplazándose a la sección "Aplicaciones Hive". Permite a sus empleados y usuarios del espacio de trabajo establecer aprobaciones, añadir anotaciones para pruebas, solicitar revisiones a los equipos y añadir automatizaciones para cambiar el estado de un archivo o proyecto tras la aprobación.
  • Automatización: Hive permite a los usuarios gestionar la función de automatización basándose en el rol organizativo y los requisitos de la tarea. Su departamento analítico puede obtener información valiosa sobre las operaciones en curso y datos de todo el equipo para crear informes. Del mismo modo, sus empleados pueden crear flujos de trabajo para automatizar tareas repetitivas, identificar riesgos, agrupar acciones individuales y agilizar el flujo de trabajo.

Precios de la colmena

Hive ofrece tres planes de precios para equipos que buscan; gestionar eficazmente sus proyectos y escalar sus operaciones empresariales.

"Hive Solo" es para empresas de nueva creación, solopreneurs o usuarios que acaban de empezar con su negocio. Se trata de un plan de suscripción gratuito que ofrece a los usuarios acceso; a un espacio de almacenamiento ilimitado además de funciones básicas de gestión de proyectos y colaboración.

"Hive Teams" tiene un precio de $16 y permite a los usuarios gestionar varios proyectos a la vez. Proporciona seguimiento del tiempo y le permite añadir cualquier cantidad de usuarios en el espacio de trabajo según sus necesidades.

"Hive Enterprise" es una opción de precios personalizada para empresas a gran escala con requisitos únicos. Le proporciona un equipo de servicio de asistencia dedicado y todas las funcionalidades que ofrece Hive. 

¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de proyectos?

La esencia de las herramientas de gestión de proyectos reside en su capacidad para aportar estructura al caos. Para los equipos pequeños, en los que cada miembro puede desempeñar múltiples funciones, disponer de una plataforma centralizada para seguir, gestionar y evaluar las tareas es crucial.

Garantiza el cumplimiento de los plazos, la utilización óptima de los recursos y el progreso de los proyectos según lo previsto.

Además, dado que los equipos pequeños trabajan a menudo en proyectos que requieren una toma de decisiones y una adaptabilidad rápidas, estas herramientas proporcionan la perspectiva y la flexibilidad necesarias.

Facilitan la comunicación en tiempo real, permiten una rápida reasignación de tareas y ofrecen perspectivas analíticas, garantizando que el equipo siga siendo proactivo en lugar de reactivo.

¿Por qué los equipos pequeños deben utilizar software de gestión de proyectos?

Los equipos pequeños, por su propia naturaleza, son ágiles y pueden adaptarse rápidamente a las circunstancias cambiantes. Sin embargo, esta agilidad a veces puede dar lugar a descuidos si no se canaliza correctamente.

El software de gestión de proyectos proporciona el marco que garantiza que esta agilidad sea un punto fuerte y no una vulnerabilidad. Garantiza que las tareas estén claramente definidas, las responsabilidades asignadas y el seguimiento del progreso.

La comunicación es la columna vertebral de cualquier equipo de éxito, y para los equipos más pequeños, es aún más crítica. Con menos miembros, asegurarse de que todos están en la misma página es primordial.

Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen plataformas de comunicación integradas, ya sea mediante comentarios de tareas, integraciones de chat o bucles de retroalimentación. Esto garantiza que todos los miembros del equipo estén informados, alineados y que cualquier problema potencial se aborde con prontitud.

La asignación de recursos es otra área en la que brilla el software de gestión de proyectos. Los equipos pequeños operan a menudo con recursos limitados, ya sea tiempo, mano de obra o herramientas. Estas herramientas proporcionan una visión clara de quién está haciendo qué, lo que garantiza que las cargas de trabajo estén equilibradas y que ningún miembro del equipo se vea desbordado.

También garantiza que los recursos se destinen a las tareas prioritarias, optimizando los resultados.

Además, no pueden pasarse por alto las capacidades analíticas de las herramientas modernas de gestión de proyectos.

Proporcionan a los equipos pequeños información sobre la salud del proyecto, los posibles cuellos de botella y las áreas de mejora.

Este enfoque basado en los datos permite una resolución proactiva de los problemas, garantizando que los retos se aborden antes de que se agraven.

En esencia, para los equipos pequeños, el software de gestión de proyectos no es sólo un lujo, sino una necesidad. Proporciona la estructura necesaria para aprovechar su agilidad, fomenta la comunicación y garantiza que los recursos, aunque limitados, se utilicen al máximo.

Software de gestión de proyectos para equipos pequeños, un resumen

Navegar por las complejidades de los proyectos modernos requiere herramientas que sean a la vez robustas y adaptables, especialmente para los equipos pequeños. Un software de gestión de proyectos adaptado a estos equipos ofrece algo más que un simple seguimiento de las tareas; proporciona un marco estratégico que garantiza que los proyectos se ejecuten con eficacia y que la colaboración en equipo sea máxima.

Para los equipos pequeños que buscan optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la comunicación y asegurarse de que cada proyecto sea un éxito, invertir en una herramienta dedicada a la gestión de proyectos no sólo es aconsejable, sino esencial.

Entre la miríada de opciones disponibles, Monday destaca como la mejor opción para los equipos pequeños. Su interfaz intuitiva, combinada con funciones adaptadas para agilizar la colaboración, la posicionan como la solución a la que acudir.

Para los equipos pequeños que aspiran a transformar su agilidad en resultados tangibles, Monday ofrece una plataforma convincente y completa.

¿Qué software de gestión de proyectos recomendaría?

En resumen, Es Monday.com.

Es una plataforma que simplifica la comunicación entre equipos y ayuda a alcanzar los objetivos más rápidamente, con un software de gestión de equipos que maximiza la productividad y capacita a todos para trabajar juntos de forma más inteligente. No puede equivocarse con Monday.com.

"🚀Pruebe Monday.com gratisEs mi software de gestión de proyectos favorito y lo recomiendo". -Scott Max

Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos fácil de usar que ofrece potentes herramientas para agilizar los complejos flujos de trabajo de las grandes empresas, garantizando la eficacia de las operaciones y la obtención de resultados impresionantes en los proyectos. Monday.com le tiene cubierto para sus: Proyectos de Equipo, Servicio, Ventas, CMS, Operaciones, y las necesidades de Marketing.

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