Las mejores herramientas de recopilación de documentos que puede utilizar (gratuitas y de pago) [Actualización 2023]

La gestión y la recopilación de documentos son una parte intrínseca de toda empresa. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones siguen utilizando métodos anticuados para colaborar y compartir archivos. Con los recientes avances tecnológicos, necesita aprovechar el poder de la innovación y automatizar todo el proceso de gestión.

Con una solución dedicada a la recopilación y gestión de documentos, podrá procesar grandes documentos no estructurados y colaborar rápidamente para mejorar la creación de contenidos y garantizar la transparencia.

Las soluciones de gestión de documentos potencian su empresa y mejoran la colaboración de su plantilla al permitir que los equipos trabajen colectivamente en un espacio de trabajo.

En este artículo, enumeraremos las características imprescindibles de un sistema de gestión documental. También proporcionaremos una lista descriptiva de las mejores opciones.

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¿Qué características buscar en una herramienta de recopilación de documentos?

Una solución de recopilación y gestión de documentos es crucial para que toda empresa obtenga mejores resultados, mejore la productividad y almacene los archivos empresariales. Dirigir una empresa con éxito requiere mantener una base de datos organizada de todos los documentos empresariales relevantes. Los sistemas de gestión de documentos le proporcionan un control total sobre sus archivos empresariales.

Cualquier sistema de gestión de documentos que merezca la pena utilizar debe ofrecer múltiples opciones de importación y exportación, archivado y flujos de trabajo integrados.

Sin embargo, los sistemas de gestión de documentos de calidad ofrecen funcionalidades avanzadas para acelerar el crecimiento de su empresa. He aquí algunos atributos que debe tener en cuenta al comprar una solución de recopilación y gestión de documentos:

Marca personalizada: Recibirá un subdominio y una página de acceso únicos para su organización.
Automatización: Debe poder automatizar las aprobaciones de documentos y las comprobaciones de verificación.
Formateo: Debe tener acceso a la biblioteca de plantillas para formatear o rediseñar los documentos existentes.
Permisos de acceso: Debe poder añadir múltiples capas de seguridad a sus documentos empresariales.

Con las funciones mencionadas, dispondrá de todas las herramientas necesarias en su arsenal para recopilar y gestionar documentos de forma eficaz.

¿Cuáles son las mejores herramientas de recopilación de documentos?

Sinceramente, depende de los requisitos de su empresa y de su presupuesto. Algunos pueden preferir una plataforma avanzada con IA y capacidades de automatización, mientras que otros pueden optar por un sistema de gestión documental simplista. No obstante, hemos preparado esta guía teniendo en cuenta todos los factores para ayudarle a elegir las mejores herramientas de recopilación de documentos.

Estas son las mejores opciones de herramientas de recopilación de documentos en 2022:

Bit.AI

Bit.ai afirma ser la plataforma de gestión de documentos y lugares de trabajo más potente del mundo. Está diseñada para que equipos e individuos construyan, colaboren y organicen todo el conocimiento. Con Bit.ai puede crear rápidamente notas dinámicas, documentos, wikis, bases de conocimientos, entregables a clientes y guías de formación mientras se conecta a través de las aplicaciones con las que trabaja.

Características de Bit.AI

Estas son algunas características exclusivas de Bit.ai:

Soluciones de flujo de trabajo: Puede crear flujos de trabajo personalizables dentro de Bit.ai que se ajusten a los requisitos de su empresa. Bit.ai está estructurado para romper los silos empresariales y ayudar a trasladar sin esfuerzo el contenido entre equipos. Además, cada espacio de trabajo sólo es visible para la persona que lo crea hasta que añade miembros adicionales al equipo.

Gestión de contenidos digitales: La biblioteca de contenidos de Bit.ai ayuda a los equipos a guardar y categorizar los contenidos digitales y los activos que utilizan con frecuencia. Además, el contenido digital se guarda y es accesible a través de espacios de trabajo sólo para los compañeros y miembros del equipo que forman parte de un espacio de trabajo compartido.

Editor inteligente de documentos: Bit.ai le permite centrarse en el contenido ayudándole con el diseño y el formato. Los documentos de Bit.ai son completamente responsivos y se ven muy bien en todos los dispositivos. Además, puede añadir su logotipo y el nombre de su organización para mejorar su visibilidad y profesionalidad.

Intercambio de documentos de extremo a extremo: Con Bit.ai, puede recopilar información en tiempo real para comprender cómo interactúan los usuarios con su contenido. Puede ver cuánto tiempo pasan los miembros de su equipo viendo los documentos, la proporción de desplazamiento y la información sobre los usuarios. Además, puede proteger su documento con una contraseña personalizada para evitar la suplantación de identidad.

Personalización de documentos: Bit.ai proporciona un subdominio único y una página de inicio de sesión a todas las organizaciones con el logotipo de su empresa. Además, le permite crear organizaciones adicionales e iniciar sesión en varias cuentas simultáneamente. De este modo, puede alternar entre distintas empresas para realizar el trabajo más rápidamente.

Seguridad: Bit.ai garantiza la confidencialidad del contenido de los clientes en tránsito y en reposo con una encriptación AES 256. Bit.ai utiliza técnicas de programación estándar del sector como disponer de un proceso documentado de desarrollo y garantía de calidad para cumplir las normas de seguridad.

Precios de Bit.ai

Bit.ai ofrece 3 opciones de precios para su sistema de recopilación y gestión de documentos.

El plan "Gratuito" tiene un precio de $0 y ofrece 1 GB de almacenamiento, un límite de archivos de 5 MB, múltiples opciones de importación y una biblioteca de contenidos.

El plan "Pro" tiene un precio de $12/mes y ofrece 500 GB de almacenamiento, un límite de archivos de 200 MB, un historial de versiones ilimitado y múltiples opciones de exportación.

El plan "Business" tiene un precio de $20/mes y ofrece demostraciones personalizadas por equipo, documentos rastreables, almacenamiento ilimitado, acceso gratuito para invitados y asistencia prioritaria.

Descuentos y cupones de Bit.ai

Bit.ai no ofrece actualmente ningún descuento o cupón para sus opciones de precios. Sin embargo, puede obtener un descuento considerable si opta por la facturación anual.

Prueba gratuita de Bit.ai

Bit.ai ofrece un plan de suscripción gratuito para su sistema de gestión de documentos. Es una gran opción para los usuarios interesados en familiarizarse con la herramienta.

Bit.ai, Una breve guía práctica

Una vez que acceda a su cuenta de Bit.ai, se le pedirá que importe documentos. Una vez hecho, entrará en la sección Inicio. Aquí podrá crear un espacio de trabajo para empezar a colaborar con sus compañeros de equipo.

También puede ir a la biblioteca de contenidos para ver su base de datos de documentos. También puede crear nuevos documentos a partir de las plantillas disponibles o empezando desde cero. Una vez hecho esto, puede guardar el documento en la biblioteca de contenidos o subirlo a un espacio de trabajo.

DocStar

DocStar permite a su empresa capturar, registrar y gestionar cualquier documento. Garantiza que los archivos de su empresa se almacenen de forma segura en la base de datos y que los empleados puedan acceder a ellos en cualquier momento. Con DocStar, puede establecer plazos de aprobación y crear espacios de trabajo personalizados para editar y verificar los documentos.

Características de DocStar

Estas son algunas características exclusivas de DocStar:

Automatización AP: Con la automatización de cuentas a pagar de Docstar, obtendrá una visión de 360⁰ de las cuentas a pagar. Puede agilizar todo el proceso AP con formularios electrónicos y flujos de trabajo automatizados. Además, DocStar le permite realizar cotejos de 2 y 3 vías para identificar errores automáticamente y obtener mejores perspectivas para los descuentos por pronto pago.

Formularios electrónicos: Los formularios DocStar permiten a su equipo: crear fácilmente formularios digitales personalizados con la tecnología de arrastrar y soltar. Sus equipos pueden acceder a los formularios DocStar en cualquier dispositivo, y la integración con su software de línea de negocio existente permite notificaciones automatizadas de las asignaciones de flujo de trabajo para garantizar un procesamiento más rápido y eficiente.

Flujo de trabajo automatizado: El flujo de trabajo DocStar mejora los procesos empresariales existentes basados en documentos, mejorando la productividad y el conocimiento de los procesos empresariales. Puede utilizar las herramientas integradas de diseño gráfico de flujos de trabajo para una configuración y actualización sencillas. Además, DocStar le garantiza la coherencia dirigiendo automáticamente el contenido empresarial al lugar adecuado.

Captura inteligente de datos: DocStar ofrece una captura inteligente de datos, eliminando el procesamiento manual de documentos, que requiere mucho trabajo, es propenso a errores y consume mucho tiempo. Con el motor de clasificación de documentos patentado de DocStar, no tendrá que preocuparse de clasificar o separar sus documentos.

PackageWorks: DocStar PackageWorks ayuda a agilizar la tarea de recopilar y gestionar documentos clave durante el proceso de gestión de casos. Mejora la visibilidad y la colaboración al proporcionar información centralizada sobre los documentos y su estado. Además, puede procesar los casos más rápidamente para mejorar el tiempo de respuesta.

Precios DocStar

DocStar ofrece planes de suscripción personalizados y un presupuesto a la carta para su solución de gestión documental.

Descuentos y cupones DocStar

DocStar no tiene opciones de precios prefijados, por lo que no ofrece descuentos ni cupones.

Prueba gratuita de DocStar

DocStar no ofrece una versión de prueba gratuita para su sistema de gestión documental.

DocStar, Una breve guía práctica

Empezar a utilizar Docuware es extremadamente sencillo gracias a su interfaz de fácil manejo. Una vez que acceda a su cuenta de Docuware, importe los archivos de documentos relevantes para su empresa y sus proyectos.

Una vez hecho esto, añada a los miembros de su equipo. Sus compañeros podrán crear espacios de trabajo individuales para trabajar en nuevos documentos. Haga clic en la biblioteca y seleccione permisos para cambiar el permiso de acceso a un archivo.

Alfresco

Cuando se diseñó Alfresco, los desarrolladores vieron que el crecimiento de los contenidos era fenomenal y, sin embargo, el crecimiento del sector de la gestión de documentos había sido pedestre. Esto significaba que había un vasto mercado sin atender. Alfresco ha conseguido que su sistema de gestión de documentos sea drásticamente más barato y fácilmente comprensible para el gran público.

Características de Alfresco

He aquí algunas características exclusivas de Alfresco:

Búsqueda y descubrimiento potentes: Con Alfresco, puede encontrar al instante el documento exacto que busca, independientemente de que haya numerosos archivos en su sistema de gestión documental. Sus sólidas funciones de búsqueda, como las sugerencias instantáneas, le permiten recuperar el contenido relevante con mayor rapidez.

Carpetas inteligentes: Con Alfresco, puede utilizar carpetas inteligentes para simplificar la búsqueda de contenidos agrupando los documentos en función del contenido y no de su ubicación. Además, puede acceder a estos documentos desde varios dispositivos e incluso desde aplicaciones de productividad comunes.

Integrar el contenido en el proceso: Alfresco le ayuda a maximizar el valor de los contenidos con una sólida combinación de gestión de documentos empresariales y funciones de flujo de trabajo. Alfresco abre un sinfín de oportunidades para hacer que el negocio fluya mejor y optimizar su información.

Flujos de trabajo incorporados: Con los flujos de trabajo incorporados de Alfresco, puede simplificar la revisión y aprobación de documentos. También puede utilizar definiciones de procesos personalizadas para agilizar cualquier actividad que requiera muchos contenidos. Además, puede utilizar los ricos modelos de metadatos o propiedades; para mover automáticamente los documentos a través de un proceso o ciclo de vida empresarial.

Asegure los contenidos críticos para la empresa: Con Alfresco, puede habilitar controles de seguridad de nivel empresarial y funciones integradas de gestión de registros para proteger el contenido empresarial crítico en cada fase. Puede introducir varias capas de permisos de acceso para controlar quién puede editar o mover los archivos.

Precios de Alfresco

Alfresco ofrece un presupuesto de precios a la carta para todos los usuarios. Puede hacer clic en "Productos" y seleccionar "Información sobre precios" para abrir el formulario "Obtener un presupuesto". Una vez hecho, rellene las credenciales y espere a que el equipo de ventas de Alfresco se ponga en contacto con usted.

Descuentos y cupones de Alfresco

Alfresco no ofrece actualmente ningún descuento o cupón para su sistema de recopilación y gestión de documentos.

Prueba gratuita de Alfresco

Alfresco ofrece una prueba gratuita de 30 días para su plataforma de gestión de documentos.

Alfresco, Una breve guía práctica

Empezar a trabajar con Alfresco es extremadamente sencillo gracias a su interfaz fácil de usar. Una vez que acceda a su cuenta de Alfresco, importe los archivos de documentos relevantes para su empresa y sus proyectos.

Docuware

Docuware ofrece gestión de documentos para equipos que aprecian la sencillez. Cada documento se digitaliza y organiza automáticamente. Además, establecer un flujo de trabajo entre compañeros es facilísimo y permite una comunicación sin esfuerzo. Con Docuware, puede decir adiós a la introducción manual de datos y a las tareas frustrantes.

Características de Docuware

Estas son algunas características exclusivas de Docuware:

Indexación inteligente y enriquecimiento de datos: Docuware utiliza tecnología basada en IA para; convertir el contenido de los documentos directamente en términos de indexación de forma automática. También crea un registro de texto completo de todo el contenido para realizar consultas de búsqueda precisas y personalizables. Además, puede utilizar datos de otras aplicaciones para completar los metadatos indexados de un documento y garantizar una taxonomía coherente.

Edición digital y versionado: Con Docuware, puede utilizar sellos, anotaciones o correcciones de imágenes sin modificar los documentos originales. Además, puede guardar automáticamente los documentos editados como una nueva versión y mantener siempre bajo control el historial de los documentos.

Automatización del flujo de trabajo y soluciones preconfiguradas: Con el gestor de flujos de trabajo de Docuware, puede diseñar flujos de trabajo automatizados, identificar los pasos de un proceso y luego conectarlos con acciones. Además, puede especificar reglas de sustitución o aprovechar los metadatos; para redirigir automáticamente los documentos a la cola correcta. También puede automatizar procesos empresariales clave como el procesamiento de facturas o la incorporación con flujos de trabajo listos para usar.

Transparencia del proceso: Docuware proporciona un registro y un seguimiento detallados de todas las acciones para ofrecer una trazabilidad y una transparencia 100% completas. Puede gestionar sus operaciones de forma digital y automatizada mediante flujos de trabajo y permitir que sus empleados trabajen con puntualidad y transparencia.

Caja pendiente: Docuware le garantiza que no perderá de vista las tareas pendientes y que gestionará eficazmente las tareas rutinarias con funciones de automatización. En el buzón de pendientes, puede ver sus tareas convenientemente agrupadas según la fecha límite. Además, puede establecer alertas adicionales para recibir notificaciones por correo electrónico sobre trabajos pendientes o aprobaciones.

Precios de Docuware

Docuware ofrece presupuestos a la carta para su sistema de gestión documental.

Descuentos y cupones de Docuware

Docuware no ofrece actualmente ningún descuento para su sistema de gestión documental.

Prueba gratuita de Docuware

Puede aprovechar la prueba gratuita de Docuware programando una demostración y solicitando una prueba gratuita en la nube. Así podrá probar Docuware a su propio ritmo.

Docuware, Una breve guía práctica

Archivos M

M-Files está cambiando la forma en que el mundo gestiona la información con un enfoque intuitivo y sencillo de la gestión de la información empresarial. M-Files almacena todo su contenido en un repositorio central seguro al que puede acceder desde todos sus dispositivos, como ordenadores de sobremesa o portátiles estándar, tabletas y smartphones.

Características de los archivos M

Estas son algunas de las características exclusivas de M-Files:

Mejor gestión de documentos: La plataforma de gestión de documentos basada en metadatos M-Files permite a los trabajadores del conocimiento encontrar al instante la información adecuada en cualquier contexto, automatizar los procesos empresariales y aplicar el control de la información. Esto proporciona a las empresas una ventaja competitiva y un retorno de la inversión sustancial a medida que ofrecen experiencias superiores a sus clientes.

Obtenga rápidamente la rentabilidad de la inversión: Cuando busca información crítica, cada segundo cuenta. No querrá verse atrapado en una maraña de carpetas cuando necesite rápidamente un documento o una información. Con la plataforma basada en metadatos de M-Files, encontrará el documento adecuado al instante sin tener que rebuscar entre carpetas.

Optimización de la producción: M-Files proporciona flujos de trabajo automatizados para la gestión de documentos e impulsa mejores resultados empresariales. Con M-Files, encontrará los resultados que busca, ya que se trata de una plataforma basada en metadatos diseñada para eliminar errores e impulsar la productividad.

Garantice el cumplimiento: Su empresa puede cumplir la normativa y evitar costosas sanciones adoptando la plataforma de gestión de documentos basada en metadatos M-Files. Le ayuda a reducir el riesgo garantizando el cumplimiento, la seguridad de la información, la precisión, la rentabilidad y la auditabilidad.

Colabore de forma segura: La colaboración es un aspecto crucial de la gestión de una empresa. Se sorprenderá de la velocidad de los negocios cuando reúna a clientes y empleados en espacios de trabajo colaborativos. Con M-Files, podrá compartir información de forma instantánea y segura.

Precios de M-Files

M-Files ofrece presupuestos a la carta para su sistema de recopilación y gestión de documentos. Puede rellenar el formulario "programar una demostración" para ponerse en contacto con el equipo de ventas de M-Files.

Descuentos y cupones de M-Files

M-Files no ofrece actualmente ningún descuento o cupón para su sistema de recopilación y gestión de documentos.

Prueba gratuita de M-Files

M-Files ofrece una prueba gratuita de 30 días para su software de gestión y recopilación de documentos.

Archivos M, Una breve guía práctica

Una vez que acceda a su cuenta de M-Files, se le pedirá que integre su cuenta de Google Drive u otras cuentas DMS para importar los documentos a la plataforma. Una vez hecho, M-Files los clasificará automáticamente.

Puede crear carpetas personalizadas para documentos similares y facilitar a su equipo la extracción de la información necesaria. Haga clic en Flujos de trabajo para automatizar todo el proceso de recopilación y gestión de documentos dentro de M-Files.

Las mejores herramientas de recopilación de documentos, en conclusión

Ahora que ya ha visto nuestras sugerencias sobre el mejor sistema de recopilación de documentos, nos encantaría conocer su opinión.

¿Ha utilizado alguna de estas herramientas? En caso afirmativo, ¿cuál fue su experiencia? ¿Hemos echado en falta alguna herramienta de recopilación de documentos de calidad?

Háganoslo saber en los comentarios.